クラウドを利用する販売管理・拡張性に優れメリット豊富なERPについて解説
クラウドを利用する販売管理システムについて解説します。ERP（Enterprise Resources Planning・企業資源計画）は、現在、戦略的に取り入れる企業が増えている、企業の根幹を成す情報システムです。クラウドの販売管理システムは、まさしくそんな「ERP＝基幹系情報システム」であり、その拡張性、そしてビジネスの動向により機能の取捨選択が可能な臨機応変さが魅力です。現在、多くの企業が、このメリット豊富なシステムを導入し、マーケティング活動や戦略立案、経理など、幅広く役立てています。
クラウドで行う販売管理とは
ERPは、Enterprise Resources Planningの頭文字をとったもので、経営の基本である「人」「もの」「お金」、そして「情報」という資源を適切な形で分配し、無駄なく活用しようという考え方です。クラウドの販売管理システムは、まさしく企業のERPとして大活躍してくれる「基幹系情報システム」で、その拡張性をはじめとして、多くのメリットを持っています。
販売管理は、オンプレミス型のソフトウェアを使うことでも可能です。クラウドもオンプレミスも、どちらも機能的にはそれほど変わりはありません。販売管理システムの役割は、販売のフローに関わる見積り、受注、納品、入金などの情報をまとめて管理し、業務を効率的に進めること。しかし、オンプレミス型では不可能なことでも、クラウドなら可能なことがあります。
クラウドの販売管理は拡張性が魅力
企業にとって、クラウドの拡張性は大きな魅力となります。販売管理システムは、もちろん販売業務を効率的に進めることを目的としています。しかし、企業として、販売管理と関わる部門の業務、たとえば、在庫管理、マーケティング、経理などの部門で情報を共有することは、企業全体の業務の効率化につながります。クラウド型の販売管理システムは、こうした各部門との連携、すなわち拡張性があります。当初は販売管理システムのみを導入して、必要に応じて機能を拡張する、といった使い方はオンプレミス型のシステムではなかなかできません。現在、さまざまなメーカーからクラウドの販売管理システムが販売されていますが、その多くは、企業が求める機能を容易に追加することができるようになっています。スマートフォンのビジネス利用、高速通信の利用が進むことにより、クラウドの利便性はますます高まるものと考えられます。
クラウドだからこそ注意すること
拡張性が高く、今後のインターネットインフラの発展を考えると、ひじょうに魅力的なクラウドではありますが、不安な点がないわけではありません。販売管理システムがERPである以上、安定した運用が可能なことが最低条件です。これには通常時の運用だけでなく、システムになんらかの障害が発生したときに、サービスを運営している企業が迅速に対応する能力を持っているかが重要になってきます。クラウドでは、外部に重要な情報を置くことになるため、サービスの内容だけではなく、運営する企業の能力を見極める必要もあるのです。
販売管理・クラウドとオンプレミスの違い
ここまで、クラウド型の販売管理システムの魅力についてご紹介してきましたが、ここからは、クラウド型の販売管理システムが、従来のオンプレミス型とはどのように違うのか、もう少し詳しくご説明しましょう。
まず、オンプレミス型は、ソフトウェアとして、自社で購入して使用します。ある特定の業務において使いやすいように設計されていますが、拡張性は多くの場合、限られた範囲になります。また、オンプレミス型は、ハードウェアを選びます。WindowsならWindows用を、iOSならiOS用を選ばなければなりません。オンプレミス型は、長く使用すると、いつしかアップデートによりOSが適合しなくなることも考えられます。
クラウド型の販売管理システムは、そのサービスをレンタルする形になります。企業が行う業務のプロセスにフィットするようにソフトの開発から導入、そして実際の運用までがセットになったサービスです。販売管理単体でも運用は可能ですが、すでにご紹介したように、経理や在庫管理などと連携することにより、より戦略的に運用することが可能です。ハードウェアも選びません。システム自体外部にあるので、基本的にどのOSでもアクセスすることができます。アップデートの影響も基本的には受けません。サービスを提供する側ですべて対応してくれるからです。
また、オンプレミスでは不可能、もしくは面倒だったことも、クラウドではなんのストレスもなくできることがあります。たとえば、外部からのシステムへの接続は、クラウドにおいて、もっとも便利なことの一つだと言えます。販売管理システムは、外回りの営業にとってなくてはならないアイテムですが、オンプレミス型ではアクセスが難しいものでした。しかし、クラウドなら営業先からすぐに発注を入れることができるため、受注機会を逃すことがありません。外出先で販売情報を見ながら、営業戦略を練ることも可能です。
クラウド販売管理・選び方のポイント
クラウドの販売管理ソフトを選ぶ際に押さえておきたいポイントをご紹介しておきます。
使いやすさ
販売管理に限らず、使いやすさを重視することは物選びの基本です。いくらサービス内容が魅力的でも、インターフェースが使いにくかったり、操作がわかりにくかったりするのでは、魅力も半減です。多くのシステムでは、デモ版やデモページを用意しているので、実際の操作性についてはかならず確認するようにしましょう。また、これまでに使っていたオンプレミス型から、同じメーカーのクラウドに変更すれば、操作性はかなり近い場合が多いので、スタッフも操作に慣れやすいというメリットがあります。
機能と拡張性で選ぶ
ここで言う機能は、高機能のことではありません。ここで言う機能は、必要な機能が揃っていることを指します。いくら優れたクラウド販売管理システムでも、必要とする機能がなくては仕事になりません。あらかじめ、必要な機能をピックアップしてから、その機能が備わったものを購入候補に選びましょう。拡張性についても同じことが言えます。自社のビジネスにおいて、将来的に使うであろう拡張機能を備えた物を購入候補にしましょう。
サポート
メーカーにより、サポートの内容もさまざまです。年中無休のサポートを提供するメーカーもあれば、平日のみのメーカーもあります。これは自社の営業形態によるところが大きいので、それに合わせて選ぶことになります。
クラウド型販売管理のメリット
少し内容が重複する部分もありますが、クラウド型販売管理システムのメリットをご紹介しておきましょう。
ブラウザがあれば使える
クラウド型販売管理システムはOSを選びません。ブラウザがあればシステムを使うことが可能です。
料金がリーズナブル
クラウド型の販売管理システムは、システム自体をレンタルする形になるので、買取りになるオンプレミス型よりはリーズナブルな料金で使うことが可能です。
拡張性
クラウド型は元々拡張性が高いことは、すでにお話ししたとおりですが、すべてではありませんが、ユーザー自らの手で帳票の仕様を変えたり、画面の構成を変更したりすることが可能なものもあります。
働き方の多様化に対応
現代人の働き方は多様化していて、「オフィスだけが仕事場」という概念は無くなり、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで働く人も増えています。どこからでもアクセスが可能なクラウドは、働き方の多様化にもパーフェクトに対応しています。